Google is ooit bekend geworden als zoekmachine, maar biedt inmiddels veel meer mogelijkheden. Hoogstwaarschijnlijk heb je wel eens met Google Drive gewerkt: een online cloudoplossing om allerlei documenten, foto’s en andere bestanden in op te slaan en te bewerken. Voor zowel privégebruik als in het bedrijfsleven is Google Drive een populaire oplossing om snel toegang te hebben tot je bestanden, deze te delen met anderen en om er samen aan te kunnen werken.
Naast deze standaard back-ups van gegevens en Google Docs bestanden, heeft Google Drive over de jaren een aantal extra toepassingen gekregen. Wil jij meer uit je Google Drive halen? Lees dan snel verder! In dit artikel leggen we je uit waarom je Google Drive écht wil gebruiken en nemen we je mee in zes toepassingen van Google Drive die je waarschijnlijk nog niet weet.
Inhoud
Een aantal feiten over Google Drive
Het is bijna onmogelijk om niet met Google Drive te willen werken. Wist je bijvoorbeeld dat:
- Google Drive al meer dan 10 jaar bestaat? En inmiddels heel veel handige toepassingen heeft?
- Dat wereldwijd heel veel mensen Google Drive gebruiken? Er zijn meer dan 2 triljoen bestanden in opgeslagen.
- Je in Google Drive meer dan 50 verschillende type bestanden kan opslaan?
- Google Drive een betrouwbaarheid heeft van 99%? Dit betekent dat de software er vrijwel nooit uit ligt en je dus altijd, overal toegang hebt tot jouw bestanden en deze kunt bewerken.
- Google Drive bekend staat om de goede beveiliging van bestanden? Google Drive scant jouw bestanden voortdurend om te bekijken of er geen sprake is van malware. Daarnaast kun je zelf controleren wie toegang heeft tot jouw bestanden en wat zij precies kunnen zien in het bestand.
De basistoepassingen van Google Drive
In de eerste plaats is Google Drive een cloudopslag, waar je allerlei typen bestanden in kwijt kunt. Via jouw Google-account heb je altijd en overal toegang tot deze bestanden, ook als je bijvoorbeeld een keer gebruik maakt van een andere laptop. Daarnaast ben je waarschijnlijk ook wel bekend de online Google Office applicaties, zoals Spreadsheets, Google Docs en Google slides. Dit zijn de equivalenten van de Microsoft toepassingen Excel, Word en Powerpoint.
Het voordeel van de Google Office applicaties is dat je meerdere mensen toegang kan geven en dus gemakkelijker online kunt samenwerken. Hierbij zie je direct wat anderen in het bestand aanpassen. Ook heeft Google Drive veel beveiligingsmogelijkheden. Als eigenaar van bestanden in jouw Google Drive kun je precies bepalen wie toegang heeft tot welke folder, welk bestand en zelfs wie wat kan zien en bewerken in het bestand zelf.
Wat je nog meer kunt doen met Google Drive
Ben je al meer bekend met Google Drive? Dan is het natuurlijk echt interessant om te weten te komen welke mogelijkheden Google Drive nog meer biedt. We vertellen je over zes toepassingen, waarmee jij Google Drive nog beter kunt gebruiken!
Google Drive shortcuts of sneltoetsen
Google heeft shortcuts, ofwel sneltoetsen, geïntroduceerd, waarmee je bestanden gemakkelijker kan knippen, kopiëren en plakken. Hierdoor kun je onder andere snel bestanden verplaatsen naar een andere folder of een kopie van een bestand creëren. Let wel op dat deze sneltoetsen alleen werken voor bestanden en dat je er niet hele folders mee kunt verplaatsen. Hoe je dat precies doet? We helpen je op weg met onderstaande stappen:
Stap 1: selecteer het bestand dat je wil verplaatsen. Afhankelijk van of je het bestand wil ‘knippen’ of wil ‘kopiëren’ gebruik je de volgende sneltoetsen:
- Gebruik je Windows? Dan druk je op Ctrl + X om te knippen óf op Ctrl + C om te kopiëren
- Heb je een Mac? Dan druk je op Command + X op te knippen óf op Command + C om te kopiëren
Onderaan in je internetbrowser zie je nu een melding dat je een bestand hebt gekopieerd of geknipt.
Stap 2: Navigeer naar de locatie of folder in Google Drive waar je het bestand wil opslaan.
Stap 3: Nu kun je het geknipte of gekopieerde bestand op de goede locatie plaatsen.
- Gebruik je Windows? Druk op Ctrl + V om het bestand te plakken
- Heb je een Mac? Druk op Command + V om het bestand te plakken
Net als bij stap 1, zie je nu ook weer een melding onderaan je internetbrowser met de bevestiging dat het bestand is geplaatst in de folder die je hebt geselecteerd.
Zoeken naar de locatie van een bestand
Ben jij ook wel eens bestanden kwijt? Niets zo frustrerend als niet weten waar je een laatste versie hebt gelaten. Als veel folders hebt of bestanden met dezelfde naam wordt het een nog lastigere opgave om het juiste bestand te vinden. Gelukkig heeft Google Drive, net als op je computer, een mogelijkheid om bestanden te doorzoeken. Op deze manier hoef je niet eeuwig door je folders te klikken, maar word je meteen naar het juiste bestand doorgeleidt.
Ten eerste heb je bovenaan je Drive een zoekfunctie. Als je de naam van het bestand niet meer precies weet, kun je ook kiezen voor ‘Zoekopties bekijken’ om op een geavanceerde manier te zoeken. Lukt het hiermee niet? Probeer dan eens onderstaande stappen.
Stap 1: navigeer naar de kopjes Recent, Met ster of Prullenbank aan de linkerkant van het scherm
Stap 2: zorg bij de kopjes dat deze in een lijst worden weergegeven. Rechtsboven zit een knop in de vorm van een raster, waarmee je kan wisselen tussen lijstweergave of icoonweergave. In de lijst zie je aan de rechterkant een kopje Locatie.
Stap 3: als je met je muis over de locatie gaat, verschijnt er een pop-up melding. Als je hierop klikt, ga je direct naar de locatie van het bestand.
Zoeken naar gedeelde informatie tijdens een online vergadering met Google Meet
Google Meet is de applicatie van Google waarmee je online kunt videobellen of meetings kunt organiseren. Dit wordt vooral door bedrijven gebruikt. Soms is het lastig om informatie terug te vinden die is besproken in een meeting. Via Google Drive kun je gemakkelijk bestanden gerelateerd aan de meeting terugvinden, zonder dat je urenlang door allerlei folders of bestanden aan het zoeken bent.
Stap 1: ga naar de zoekoptie bovenaan in Google Drive
Stap 2: in de zoekbalk type je app: ”Google Meet”. Als je op Enter klikt, krijg je meteen een overzicht van opnames, transcripten, verslagen en notulen die tijdens de meeting zijn gemaakt.
Inzicht in gegevens van je bestanden
Google Drive heeft een analytische functie. Wil je bijvoorbeeld meer weten of hoe vaak jouw documenten zijn geopend, wie er toegang tot heeft of wie het laatst een document heeft bewerkt? Als je de eigenaar bent van een Google Drive account, kun je de onderzoek pagina gebruiken om informatie te achterhalen over acties in deze Google Drive. Deze informatie is niet heel uitgebreid. Wil je meer weten? Dan kun je de Drive Insights app downloaden en alle informatie achterhalen over de bestanden die in jouw Drive account staan opgeslagen.
Het bewerken van pdf-bestanden
Microsoft en Google Drive zijn redelijk goed op elkaar afgestemd. Je kunt gemakkelijk Word, Excel of Powerpoint bestanden uploaden in de equivalenten van Google Drive, zonder dat de opmaak enorm verandert. Of andersom: je kunt jouw Google Drive bestanden zonder problemen downloaden als Word, Excel of Powerpoint. De meeste mensen werken graag met deze programma’s, omdat het bewerken zo gemakkelijk gaat. Met pdf-bestanden daarentegen is het heel ander verhaal. Als je een pdf op je computer opent in Adobe heb je over het algemeen weinig opties om het bestand te bewerken, maar in Google Drive gaat dat een stuk makkelijker!
In Google Drive heb je ook de optie om pdf-bestanden te uploaden of downloaden. Na het uploaden van een bestand, klik je met de rechtermuisknop op het bestand en selecteer je: Openen met – Google Docs. Hiermee wordt het pdf-bestand automatische geconverteerd naar een Google Docs, die je eventueel weer kan downloaden als Word bestand als je hier liever mee werkt. Of je kunt ervoor kiezen het bestand te downloaden als pdf, nadat je het hebt aangepast.
Pdf-bestanden zijn veelgebruikte formats voor contracten of andere officiële documenten die je moet ondertekenen. Ontzettend onhandig op het moment dat je geen printer tot je beschikking hebt. Dan is het goed om te weten dat je in Google Drive een extensie kan downloaden, namelijk de Kami Extension – PDF and Document Annotation. Als je deze extensie hebt gedownload, kun je met een rechter muisklik kiezen voor: Openen met – Kami Extension. Het pdf-bestand opent een programma waarmee je gemakkelijk kan ondertekenen of tekst kan markeren. Daarna kun je het document uiteraard weer als pdf opslaan en downloaden.
Documenten scannen met je smartphone
Heb je nog geen Google Drive app geïnstalleerd op je telefoon? Als je Google Drive veel gebruikt, is de app onmisbaar. De app heeft een aantal geweldige features om het opslaan en bewerken van documenten nog makkelijker te maken. Je kunt met je telefoon onder andere documenten scannen en direct opslaan als pdf in jouw Google Drive, simpelweg door er een foto van te maken. Dit kan niet alleen met enkele pagina’s, maar ook met meerdere pagina’s achter elkaar. Daarnaast kun je met de app gemakkelijk bestanden openen en bewerken als je toch nog één kleine aanpassing wil doen en geen laptop of computer bij de hand hebt.
Samenvatting
Google Drive is een handige tool om jouw documenten op te slaan en te bewerken. Het is heel betrouwbaar, waardoor je altijd en overal toegang hebt. Daarnaast zijn de documenten goed beveiligd en kun je als eigenaar zelf bepalen wie waartoe toegang krijgt. Wil je meer uit je Google Drive halen dan de standaard toepassingen? In dit artikel hebben we je meegenomen in zes toepassingen:
- Het gebruik van sneltoetsen om bestanden te kopiëren en te plakken in een andere folder
- Snel zoeken naar de locatie van een bestand
- Het terugvinden van informatie besproken tijdens een vergadering via Google Meet
- Het verkrijgen van inzicht in data over jouw bestanden
- Het bewerken van pdf-bestanden
- Het scannen van documenten met je smartphone door gebruik van de Google Drive app
Heb je nog meer tips of ben je bekend met toepassingen van Google Drive die niet in het artikel staan? Laat het ons weten in de comments!
