Waar men het vroeger nog had over kopietjes maken, scannen, faxen of bestanden e-mailen, draait alles nu om de Cloud. Op de moderne werkvloer hoeft Dropbox niet meer geïntroduceerd te worden. Het zal een kwestie van tijd zijn voordat “iets Dropboxen” aan de Dikke van Dale wordt toegevoegd.
Maar ondanks de bekendheid van deze clouddienst halen veel gebruikers nog lang niet alles uit deze online opslag. Zonde, want goed wegwijs zijn in Dropbox staat tegenwoordig gelijk aan een efficiëntere, relaxtere werkbeleving. Door het volgen van deze paar tips zal jouw ervaring met Dropbox nóg soepeler zijn!
Inhoud
- Toegang tot je bestanden, óók zonder internet
- Gebruik “Selective Sync”
- Verhoog jouw synchronisatie snelheid
- Voeg “Dropbox for Gmail” toe aan je arsenaal
- Houd toegang tot oude versies van bestanden
- Bekijk jouw Dropbox bestandsgeschiedenis
- Deel ook screenshots in Dropbox
- Verzoek bestanden van niet-Dropbox gebruikers
- De tips die jij veel eerder had willen weten: zo profiteer jij van Dropbox!
Toegang tot je bestanden, óók zonder internet
Het kan gebeuren dat je toegang nodig hebt tot bepaalde bestanden terwijl je onderweg bent. Plotseling blijkt het dat het internet enorm traag is, of zelfs geheel afwezig. Helaas is toegang tot het internet nog niet altijd even vanzelfsprekend. Hierom heeft Dropbox de Offlinefunctie. Dit is hoe je zonder internet toegang krijgt tot jouw belangrijke bestanden:
- Zoek de gewilde bestanden op in jouw mobiele app van Dropbox.
- Klik op het rechter icoontje en vink de “Available offline” functie aan. Op dit punt zal Dropbox de bestanden downloaden op jouw apparaat (bijv. jouw smartphone)
- Alle bestanden die je gedownload hebt met deze functie zijn nu te vinden onder het kopje “Offline”.
Gebruik “Selective Sync”
Zoals veel kantoorgebruikers van Dropbox kunnen beamen, kan het aantal bestanden op jouw Dropbox account snel oplopen. Dit kan snel onoverzichtelijk worden, en neemt bovendien veel ruimte op in de harde schijf. De beste manier om dit te voorkomen is door te werken met de “Selective Sync” functie. Deze functie zorgt ervoor dat je kunt selecteren welke bestanden je op jouw PC wilt hebben staan, en welke in de webversie van Dropbox. Zo kun je bestanden die je op het moment niet nodig hebt, maar toch nog wil kunnen achterhalen, opslaan zonder dat ze in de weg zitten. Dit is hoe je ermee aan de slag gaat:
- Selecteer het Dropbox icoontje met de rechtermuisknop, en ga naar “Preferences”. Onder het kopje “Sync” vind je de “Selective Sync” optie.
- Als je hierop klikt krijg je een lijst met jouw Dropbox folders. Vink hier aan welke bestanden je het liefste wel of niet op je PC hebt staan, en klik op “Update”. Zo is je PC gemakkelijk opgeruimd.
Een extra tip: “Selective Sync” stelt je weliswaar in staat om mappen van jouw PC te halen, maar niet met losse bestanden. Hierom is het handig om voor jezelf een aparte map aan te maken waarin je alle losse bestanden kunt plaatsen die je liever niet op jouw PC hebt staan. Anders gezegd: maak voor jezelf ook een “Unsync” mapje aan voor alle losse bestanden die je buiten jouw PC wil bewaren.
Verhoog jouw synchronisatie snelheid
Dropbox is bovenal een gebruiksvriendelijke dienst. Zo gebruiksvriendelijk, zelfs, dat het interne begrenzingen heeft op de snelheid van jouw uploads en synchronisaties. Dit wordt gedaan zodat jouw internetgebruik niet al te veel wordt belast. Helaas betekent dit dat deze functies maar op 75% van hun volle kracht draaien. Gelukkig is dit makkelijk te omzeilen, en kun je zo een makkelijke boost geven aan jouw upload- en synchronisatiesnelheden. Dit is hoe:
- Klik op het Dropbox icoontje met de rechtermuisknop.
- Klik op het tandwieltje, en selecteer “Preferences” uit het menu.
- Klik op het kopje dat “Bandwidth” zegt.
- Vink bij “Upload rate” het vakje aan dat zegt “Don’t limit”. Met deze functie zullen jouw uploads net dat ene tikje sneller gaan.
Voeg “Dropbox for Gmail” toe aan je arsenaal
De meeste Gmail gebruikers zullen er al vaker tegenaan gelopen zijn: je wil een bestand delen via e-mail, maar je krijgt een bericht dat er geen bestanden boven de 25MB meegestuurd kunnen worden. Dit probleem is te omzeilen door de gratis Gmail add-on te gebruiken, “Dropbox for Gmail”. Hiermee kun je de gewenste bestanden direct uit je cloud linken, waardoor de ontvanger met slechts één extra klik toch het bestand kan downloaden. Super simpel, maar een grote verbetering van Dropbox. Dit is hoe jij de add-on kunt toevoegen:
- Op de Google Workspace Marketplace zoek je naar “Dropbox for Gmail, en klikt op installeren.
- Start jouw Gmail pagina opnieuw op, en je kunt gelijk gebruik maken van deze nieuwe functie.
- Wanneer je een nieuwe e-mail aan het opstellen bent vind je nu onderaan het blauwe Dropbox icoontje bij de verschillende opties. Als je erop klikt word je gelijk naar jouw Dropbox bestanden geleid, en vanaf hier selecteer je welk bestand je wil delen. Zo heb je niet langer last van die onhandige limiet van 25MB per email.
Houd toegang tot oude versies van bestanden
Soms is het nodig om oudere versies van bestanden in te kunnen zien. Zo kan het zijn dat je in een team hebt gewerkt aan een bestand, en je wil nagaan welke veranderingen op een moment zijn gemaakt. Hiervoor is het handig om te weten dat Dropbox voor 30 dagen lang oudere versies van al jouw bestanden opslaat. Dit is hoe je die toegang krijgt tot deze oude bestanden:
- Navigeer jezelf naar het bestand waarvan je de oude versie wil bekijken. Klik op de drie puntjes voor het optiemenu.
- Selecteer “Version history”.
- Klik op de versies die er staan om een voorvertoning te krijgen van het bestand. Als je de versie hebt gevonden die je zocht, klik dan op “Restore” om die versie te achterhalen. Nu heb je weer precies het bestand zoals het toen is opgeslagen.
Bekijk jouw Dropbox bestandsgeschiedenis
Naast dat het handig is om oude versies te achterhalen, kan het ook essentieel zijn om een overzicht te hebben van al jouw activiteiten in Dropbox. Hiervoor bestaat het “Events” register, wat ervoor zorgt dat je bijvoorbeeld kunt zien wanneer je een bestand gemaakt hebt, gedeeld hebt, verwijderd hebt, of hersteld hebt van een oude versie. Het fijne aan het “Events” register, is dat je jouw activiteiten kan filteren op datum en categorie, wat het organiseren zeer makkelijk maakt. Zo kom je bij de events:
- In de linkerbalk van het Dropbox startmenu staat het kopje “Events”. Klik hierop.
- Nu zie je het overzicht van jouw activiteiten. Gebruik de menuutjes aan de bovenkant om deze events te sorteren naar jouw wens.
Deel ook screenshots in Dropbox
Een screenshot maken op een smartphone is een bekende en superhandige functie. Misschien dat je ooit op je PC aan het werken was, en op een gegeven moment wilde dat die functie net zo makkelijk op jouw monitor werkte als op de telefoon. Dropbox heeft hieraan gedacht, en maakt het mogelijk om screenshots snel te uploaden én bijbehorende share-links aan te maken zodat hij meteen toegankelijk is voor anderen. Dit is hoe je dit simpel opzet:
- Selecteer het Dropbox icoontje met de rechtermuisknop, en ga naar “Preferences”. Onder het kopje “Import” vink je het vakje aan bij de tekst “Share screenshots using Dropbox”.
- Vanaf dit punt uploadt Dropbox automatisch jouw screenshots naar een aparte “screenshots” map. Een deelbare link wordt ook automatisch aangemaakt op je clipboard, en is met de “Paste” functie (ctrl/cmd+v) te plaatsen waar je maar wilt.
Extra tip: deze Dropbox functie staat je alleen toe om screenshots te delen, maar het maken moet je zelf doen. De meeste toetsenborden van een Windows PC hebben een “Print Screen” knop, rechts bovenaan. Op een Mac gebruik je hiervoor de knopcombinatie “shift+cmd+3”.
Verzoek bestanden van niet-Dropbox gebruikers
Dropbox is weliswaar de grootste clouddienst, maar zeker niet de enige. Het zal vaker voorkomen dat je een bestand wilt ontvangen van iemand die een andere clouddienst gebruikt. Maar hiervoor hoef je gelukkig niet een compleet nieuw programma te downloaden. Dropbox heeft wat bedacht voor deze situatie. Met de “File request” functie kun je bestanden in jouw Dropbox krijgen zonder dat de andere partij hiervoor een Dropbox account nodig heeft. Zo ga je te werk:
- In de linkerbalk van het Dropbox startmenu staat het kopje “File requests”. Klik hierop.
- Klik op “Create a file request”.
- In het menu dat nu tevoorschijn komt kun je een kleine beschrijving toevoegen van de naam van het bestand dat je wilt ontvangen.
- Als je op “Next” klikt krijg je de mogelijkheid om een deelbare link te kopiëren, of om direct een bericht te sturen met de link naar een e-mailadres.
De tips die jij veel eerder had willen weten: zo profiteer jij van Dropbox!
Tot zover de verschillende handigheden, life-hacks en functies die vaak over het hoofd worden gezien in Dropbox. Alhoewel deze tips voor jou persoonlijk de wereld van Dropbox net een beetje beter maken, kan dit voor een ander nog een groot blanco veld zijn. Het zou natuurlijk super zijn als andere mensen ook gebruik kunnen maken van deze handige tips!
Deel dus deze tips met vrienden en collega’s om Dropbox een nóg toegankelijkere service te maken voor iedereen. Dropbox is de online opslag die niemand wil missen. Heb jij nog vragen of opmerkingen na het lezen van dit artikel? Laat het dan zeker weten in de reacties. Iedereen wil toch optimaal profiteren van deze online opslag? Delen, delen, delen!
