Gebruik je Microsoft Outlook ook vaak? Misschien ben je dan nog niet volledig op de hoogte van alle mogelijkheden die er zijn. Er zijn namelijk veel handige opties die je kunt gebruiken, maar welke je misschien nog niet weet of zou verwachten. Soms zelfs niet als je Microsoft Outlook elke dag gebruikt. Je zult van een aantal handige tools dan vast ook al wel gebruik maken. Met Microsoft Outlook kun je onder andere e-mailberichten verzenden en ontvangen, je agenda beheren, de namen en nummer van contactpersonen opslaan en je taken bijhouden.
Dit zijn een aantal taken die je die je misschien wel al veel zult gebruiken. Het leuke van Microsoft Outlook is, is dat er nog veel meer mogelijkheden zijn die je misschien nog niet zult gebruiken, maar welke het in de toekomst een stuk handiger voor je gaan maken. Ben jij benieuwd welke handige mogelijkheden er nog meer zijn? Lees dan vooral snel verder en wie weet ga jij hier nog veel gebruik van maken.
Inhoud
- Vergeten een bestand toe te voegen?
- Mis geen belangrijke berichten
- Het opschonen van je map
- Krijg antwoord van een specifiek persoon
- Verstuur een automatisch bericht
- Maak een handtekening
- Voeg bijlagen toe vanuit apps
- Maak een takenlijst
- Het organiseren van je werk
- Stuur een vergaderverzoek voor Teams
- Zorg ervoor dat een e-mailbericht goed opgeslagen is
- Koppel je mail met overige apps
- Personaliseer jouw Outlook
- Houd werk en privé gescheiden
Vergeten een bestand toe te voegen?
Je herkent het vast wel, je hebt een belangrijke e-mail verstuurd, maar je komt er vervolgens achter dat je de bijlage bent vergeten toe te voegen. Soms komt dit door de spanning als je bijvoorbeeld een sollicitatiebrief gaat versturen, of als je even snel tussen alle werkzaamheden door een e-mail naar iemand wil sturen omdat diegene snel wat van je vraagt. Met Microsoft Outlook is dit nu verleden tijd. Het is eigenlijk voor de hand liggend dat je tegenwoordig als je een e-mail verstuurd, je in de tekst aangeeft dat er een bijlage is toegevoegd.
Als je in de tekst één van de woorden ‘bijlage’ of ‘bijgevoegd’ hebt toegevoegd en je vervolgens van plan bent om deze te versturen, maar je vergeten bent een bijlage toe te voegen, dan krijg je een melding of je mogelijk een bestand bent vergeten toe te voegen. Hierdoor krijg je de mogelijkheid om het verzenden te annuleren, het bestand alsnog toe te voegen en vervolgens alsnog te verzenden. Met deze optie vergeet je daarom minder snel om een belangrijke bijlage toe te voegen.
Mis geen belangrijke berichten
Wacht je op een belangrijke uitslag, de start van een kaartverkoop of een document dat je snel nodig hebt? Misschien heb je dit bestand wel snel nodig, maar moet je aan het werk en heb je niet de mogelijkheid om constant bezig te zijn met het controleren van je e-mail. Microsoft Outlook heeft voor jou de ideale oplossing uitgevonden, je kunt namelijk een waarschuwing krijgen van belangrijke e-mails die aan specifieke criteria voldoet. Deze waarschuwing zal vervolgens op de voorgrond van je scherm worden weergegeven, hierdoor zul je geen belangrijke berichten missen en hoef je niet constant in je mailbox te kijken, want dat vergt veel tijd en concentratie.
Het opschonen van je map
Heb je er ook zo’n hekel aan dat je mail vol zit met allerlei berichten? Zowel ongelezen als gelezen berichten. Je raakt hierdoor het overzicht volledig kwijt en hebt je belangrijke e-mails en e-mails die minder relevant zijn door elkaar staan. Soms lijken deze berichten enorm veel op elkaar of zijn zelfs identiek. Als je ze hebt gelezen, maar niet hebt verwijderd, blijven ze er natuurlijk tussen staan. Als je de op de knop ‘Map opschonen’ klikt, kun je veel berichten verwijderen, waardoor alleen de ongelezen berichten zullen blijven staan.
Krijg antwoord van een specifiek persoon
Wanneer je een e-mail verstuurd naar meerdere personen, maar eigenlijk maar van een aantal van deze personen een antwoord nodig heeft. Mogelijk heb je hierbij geen gebruik gemaakt van teksteffecten, zoals vetgedrukte of onderstreepte woorden om hun namen te markeren. Hiervoor zijn nog meer opties bedacht, je kun namelijk een @-symbool toevoegen met daarachter vervolgens een naam van de persoon die je wilt bereiken. Hierna zal:
- De naam automatisch worden toegevoegd aan het vak ‘Aan’
- Wordt de naam gemarkeerd in de berichttekst
- Met het @-symbool wordt aangegeven dat specifieke personen hun naam wordt genoemd
Verstuur een automatisch bericht
Wanneer je voor een langere tijd afwezig bent, kan het soms handig zijn om mensen hiervan op de hoogte te brengen als zij jou een bericht sturen. Ze zullen namelijk pas later reactie ontvangen. Om te voorkomen dat mensen zich afvragen of je het wel gelezen hebt of waarom je niet reageert, kun je een automatisch bericht inschakelen.
Als je een bericht ontvangt, zal er automatisch een antwoord worden gegeven aan degene die jou een bericht stuurt. Deze functie kan handig zijn als je een tijdje uit de running bent door omstandigheden of even heerlijk aan het genieten bent van je vakantie. Je kunt dit bericht eenvoudig aanmaken bij ‘Bestand’ en vervolgens ‘Automatisch antwoorden’.
Maak een handtekening
Stuur je regelmatig een aantal mailtjes? Dan wordt het vast enorm vervelend om elke keer je naam onder deze berichten te plaatsen. Daarom kun je met Microsoft Outlook gemakkelijk een handtekening aanmaken die bij elk bericht automatisch zal verschijnen. Hierdoor wordt het versturen van berichten een stuk eenvoudiger. Je kunt dit doen door een nieuwe e-mail te openen en vervolgens naar Bericht > Opnemen > Handtekening > Handtekeningen te gaan en op ‘Nieuw’ te klikken.
Voeg bijlagen toe vanuit apps
Heb je gebruik gemaakt van een app, zoals Word, PowerPoint of Excel en wil je deze bestanden delen in je mail, dan kun je op ‘Bestand’ klikken en daarna op ‘Delen’. Je kunt dan een bestand toevoegen en delen. Hierbij heb je de optie om het document te delen door het bestand bij te voegen of door een link mee te sturen.
Maak een takenlijst
Een takenlijst maken? Dat klinkt vast nu al enorm prettig, want wie houdt er nou niet van overzicht? Sommige mensen vinden dit fijner om op papier te doen, maar ook veel mensen vinden het fijn om op hun computer of laptop te hebben. Het handige hieraan is, is dat je het altijd bij de hand kunt hebben, waar je ook bent. Voordat je een takenlijst kunt maken, is het wel handig om te weten hoe je dit kunt doen.
Je kunt een takenlijst maken door naar de pagina ‘Taken’ te gaan en te klikken op ‘Nieuwe taak’. Hierna zal er een venster verschijnen waarin je verschillende velden kunt invullen. Je kunt een begin- en einddatum invullen, zodat je gelijk voor ogen hebt welke taken als eerst moeten worden voldaan en om je deadlines inzichtelijk te maken.
Het organiseren van je werk
Net als het maken van een takenlijst, is het ook heel prettig om je werk te organiseren, maar hoe kun je dat nou via Microsoft Outlook doen? Dat hoeft helemaal niet zo moeilijk te zijn als je misschien denkt. Soms is het handig om prioriteiten te stellen bij het uitvoeren van je taken, je kunt daardoor categorieën instellen. Dit kun je alleen doen in de desktop-app.
Je kunt dan naar ‘Start’ en dan naar ‘Labels’ gaan en op de knop ‘Categoriseren’ te klikken. Er staan al enkele categorieën in met elk een eigen kleur, je krijgt de mogelijkheid om zelf categorieën te maken door op ‘Alle categorieën te klikken’, waarbij je vervolgens zelf een naam en kleur kunt kiezen. Dat is nog niet alles, je kunt ze zelfs toewijzen aan mails of afspraken in je agenda, hoe handig is dat?
Stuur een vergaderverzoek voor Teams
Tegenwoordig is Teams een veel gebruikte manier om vergaderen uit te voeren. Microsoft Outlook biedt dan ook de ideale mogelijkheid om een vergaderverzoek te versturen naar je collega’s, vrienden of studiegenoten. Dit lijkt soms moeilijker dan het misschien is, je kun namelijk naar je agenda gaan en vervolgens in de navigatiebalk op ‘Nieuwe Teams-vergadering’ te klikken. Hierdoor wordt een nieuwe vergadering aangemaakt en er wordt een koppeling gemaakt voor de vergadering, welke wordt toegevoegd aan het vergaderverzoek.
Zorg ervoor dat een e-mailbericht goed opgeslagen is
Bij sommige berichten wil je voorkomen dat ze verwijderd zullen worden, omdat deze berichten erg belangrijk kunnen zijn. Microsoft Outlook heeft daarom de optie om berichten op te slaan. Dit kun je eenvoudig doen door op het bericht te gaan staan en op ‘Bericht’ en vervolgens ‘Opslaan als’ te klikken. Daarna volgt de mogelijkheid om een keuze te maken in welke bestandsindeling het bericht moet worden opgeslagen. Nadat je dit hebt bepaald, kun je op ‘Opslaan’ klikken om er verzekerd van te zijn dat het bericht goed wordt opgeslagen.
Koppel je mail met overige apps
Je had vast niet verwacht dat dit mogelijk zou zijn, maar je kunt dus daadwerkelijk apps koppelen aan je mail. Dit kan handig zijn om snel te schakelen naar andere apps, zoals Teams. Hierdoor kun je snel een vergadering starten. Dit is natuurlijk ideaal wanneer je veel vergaderingen moet voeren voor je werk of je opleiding.
Personaliseer jouw Outlook
Het personaliseren van je e-mail, hoe leuk klinkt dat? Als je de mogelijkheid hebt om applicaties eigen te maken, dan doen we dat natuurlijk allemaal graag zo snel mogelijk. Iets werkt namelijk veel prettiger als het beter bij je past, daarom kun je bij Microsoft Outlook je eigen mail personaliseren. Je vraagt je misschien af wat je je hierbij voor kunt stellen, daar kunnen wij natuurlijk antwoord op geven.
In Outlook kun je namelijk verschillende achtergronden kiezen, wil je bijvoorbeeld een rustige achtergrond of houd je van wat meer sfeer? Dan kun je op ‘Bestand’ klikken en dan op ‘Opties’. Onder de rubriek ‘Algemeen’ kun je een achtergrond of thema kiezen die zijn toegevoegd door Office.
Houd werk en privé gescheiden
Het is altijd prettig om werk en privé gescheiden te houden. Als je op je werk bent heb je niet steeds de ruimte om met andere dingen bezig te zijn, zoals wat je vrienden aan het doen zijn en als je vrij bent wil je natuurlijk niet steeds met werk bezig zijn. Dit is één van de redenen dat je privé- en zakelijke contacten gescheiden kunt houden. Dat kan namelijk door mapjes aan te maken met groepen contactpersonen.
Dit kun je doen door in het menu op ‘Mappenlijst’ te klikken en de map ‘Contactpersonen’ te selecteren. Je kunt door op je rechtermuisknop te klikken voor ‘Nieuwe map’ kiezen. Hierna voer je een naam in voor deze nieuwe map en kun je zelf bepalen welke berichten je hieraan toevoegt. Je hebt nu de mogelijkheid om op een overzichtelijke manier te werk te gaan.
Zo word jij een pro in Outlook
We hopen dat je het leuk vond om dit artikel te lezen en daarnaast dat je veel aan onze tips hebt gehad, waardoor jij nu de mogelijkheid hebt om optimaal gebruik te maken van Microsoft Office.
