Maak je veel gebruik van Microsoft Excel, maar ben je nog niet op de hoogte van de functies die dit programma met zich meebrengt? Of denk je misschien nog dat het geen handig programma voor jou is? Dan brengen wij daar graag verandering in. Microsoft Excel heeft namelijk veel handige functies, waardoor het een ideaal programma is om te gebruiken.
Om jou op de hoogte te brengen van deze ideale functies, zetten we graag een aantal dingen voor je op een rijtje die je nog niet wist over Microsoft Excel. Hierdoor zal jij worden voorzien van de beste functies, waardoor je optimaal gebruik kunt maken van dit programma. Ben jij benieuwd naar deze handige tips? Lees dan vooral snel verder en wie weet kun jij daarna alles uit Microsoft Excel halen.
Wat is Microsoft Excel precies?
Misschien ben je nog niet helemaal bekend met het programma Microsoft Excel, voordat je volledig gebruik kunt maken van onze handige tips, is het wel zo handig dat je ervan op de hoogte bent wat het programma precies is. Microsoft Excel is eigenlijk een programma waar je veel mee kan, zoals onder andere het bijhouden van je administratie of creatieve doelen. Het is onderdeel van Microsoft Office.
Het programma wordt veel gebruikt in het werkveld, maar kan ook ideaal voor particulieren worden gebruikt. Wanneer je het programma opent, zul je een groot vel zien wat lijkt op ruitjespapier. Je zult je waarschijnlijk afvragen wat je hier nou eigenlijk mee kunt doen. Eerlijk is eerlijk, een beeldscherm vol met vakjes geeft jou niet meteen een briljante ingeving. Maar het tegendeel wordt hierbij bewezen, je kunt het programma namelijk voor veel meer doeleinden gebruiken dan je denkt. Geef jij, net als wij, Excel een kans? Lees met ons mee.
Zet rijen vast om overzichtelijk te werken
Wil je belangrijke informatie in één overzicht zien staan? Dan kun je rijen vastzetten, maar alsnog door je bestand scrollen en zelfs nog aanpassingen doen. Dit kun je doen door op het cijfer (bijvoorbeeld ‘1’) te klikken wat helemaal links staat. Kies zelf een rij die jij wilt selecteren.
Vervolgens ga je naar ‘Beeld’ in de bovenste balk, waarna je op ‘Blokkeren’ kunt klikken en daarna kun je de optie kiezen voor de rij die je wilt blokken, zoals in dit geval bijvoorbeeld de bovenste rij. Hierdoor kun jij verder naar beneden scrollen en de informatie verwerken die jij dient toe te passen. Dit is vooral handig als je een bestand hebt waar je veel informatie in hebt staan.
Zet een kolom vast om overzichtelijk te werken
Net zoals dat je een rij kunt vastzetten, kun je dit ook gebruiken voor het vastzetten van een kolom. Dit gaat net even iets anders dan het vastzetten van een rij. Hierbij klik je namelijk op de letter van de kolom die je vast wilt zetten, zoals bijvoorbeeld op de ‘A’. Hierna kun je de gehele kolom selecteren en ook naar ‘Beeld’ gaan in de bovenste balk en op ‘Blokkeren’ klikken. Vervolgens klik je op ‘Eerste kolom blokkeren’ en voilà, het is je gelukt.
Maak je gegevens overzichtelijk
Het is wel zo prettig dat je gegevens overzichtelijk kunt maken, dit kun je doen door een draaitabel te maken. Je raadt het al, ook dit kun je doen met Excel. Ga naar ‘Invoegen’ en klik vervolgens op ‘Tabellen’ en ‘Aanbevolen draaitabellen’. Hierna krijg je een overzicht van diverse draaitabellen waaruit je een keuze kunt maken. Je kunt er ook altijd voor kiezen om een eigen tabel samen te stellen, door op de knop ‘Lege draaitabel’ te klikken.
Bereken het gemiddelde
Hoe ideaal is het dat je een gemiddelde kunt berekenen, zonder veel tijd kwijt te zijn. Daar heeft Microsoft Excel de ideale oplossing voor. Je kunt namelijk een gemiddelde berekenen door onderaan de functie ‘=GEMIDDELDE()’ toe te voegen. Dit zet je onderaan het aantal waarvan jij een gemiddelde van wilt weten. Als je verschillende aantallen in een kolom hebt toegevoegd, kun je in een vak daaronder ‘=GEMIDDELDE(‘ typen en vervolgens de getallen selecteren waarvan jij het gemiddelde nodig hebt, je sluit daarna af met een haakje (‘)’). Hierna krijg je het gemiddelde te zien.
Maak gebruik van sjablonen
Je kunt door gebruik te maken van sjablonen een handig overzicht maken van verschillende data. Dit kun je doen door naar ‘Bestand’ en naar ‘Nieuw’ te gaan en vervolgens een keuze maken uit een sjabloon. Als je van structuur houdt of data inzichtelijk wil maken voor bijvoorbeeld je collega’s, dan is deze optie erg handig.
Zet je gegevens in een grafiek
Een grafiek is in veel situaties een goed idee, zo kun je alle gegevens in één oogopslag zien. Je kunt dit doen door op een willekeurige cel te gaan staan en op ‘Alt + F1’ te klikken. Hierdoor heb je binnen enkele tellen een grafiek op je beeldscherm staan.
Kopieer en verplaats je gegevens
Microsoft Excel heeft een ideale optie om gegevens in cellen te kopiëren en te verplaatsen. Wanneer je hebt besloten dat je een kolom wilt verplaatsen, dan kun je de kolom selecteren en verplaatsen naar de aanwijzer van de rand van de kolom. Wanneer de aanwijzer veranderd naar een gekruiste pijl, kun je de kolom verslepen naar de plek waar jij hem graag wilt hebben. Als je de kolom enkel wilt kopiëren, kun je de CRTL-toets inhouden om de kolom volledig te kopiëren.
Verklein je Excel bestand
Als je een Excel bestand hebt dat veel ruimte in beslag neemt, kan het zijn dat het enorm lang duurt voordat je het bestand kunt opslaan of überhaupt kunt openen. Dit is natuurlijk erg vervelend, maar kan gelukkig eenvoudig worden opgelost. Excel heeft een functie ontworpen waarmee jij jouw bestand kunt verkleinen. Hierdoor is het voor een computer of laptop een stuk eenvoudiger om het bestand te openen of op te slaan. Je kunt in een aantal stappen de verschillende onderdelen verkleinen, namelijk:
- Het verkleinen van je afbeeldingen
- Onnodig lege rijden te verwijderen
- Je kunt het bestand als Excel in binaire vorm bewaren
- Je kunt vervolgens WinZip/Winrar gebruiken
- Als laatste Copy/Paste je het naar een nieuw bestand
Open meerdere Excel bestanden tegelijk
Eén voor één een bestand openen kost veel tijd en is voor niemand en pretje. Zeker niet als je een aantal bestanden tegelijk wilt openen. Het is dan wel zo fijn dat je meerdere bestanden tegelijk kunt openen. Dit kun je met Excel eenvoudig doen, je kunt namelijk meerdere bestanden selecteren door de CRTL-toets ingedrukt te houden en vervolgens de bestanden te selecteren die jij nodig hebt. Als je dan op Enter klikt, dan zullen alle bestanden geopend worden.
Schakel tussen verschillende Excel bestanden
Als je ervoor wilt kiezen om eenvoudig te schakelen tussen je bestanden dan is het van belang dat je meerdere bestanden geopend hebt. Het is daarna van belang om naar de taakbalk te gaan om andere bestanden te selecteren. Door CTRL + TAB tegelijk in te drukken, kun je vrij schakelen tussen de diverse bestanden.
Combineer cellen
Soms kan het handig zijn om je cellen te combineren, als je de inhoud van twee cellen wilt samenvoegen tot één cel dan kun je dit doen met een handige en eenvoudige formule. Je kunt hierbij namelijk in de cel gaan staan en in de cel =A1&” “&B1 te typen. Let er goed op dat je hiertussen een spatie hebt staan, anders worden de gegevens aan elkaar geplakt en dat wil je natuurlijk voorkomen.
Maar wat gebeurt er dan eigenlijk als je deze formule toepast? Zoals je misschien al door had, worden de twee cellen dus aan elkaar geplakt, in dit geval zijn dat de cellen A1 en B1. Als je liever andere cellen met elkaar wilt combineren, dan kun je ook andere cellen intypen. Een andere manier om cellen te combineren is de twee cellen te selecteren en op de knop te klikken die hier beneden is te zien.
Filter de gegevens
We houden allemaal van overzicht, er zijn maar weinig mensen die hier niks om geven. Soms kan een Excel bestand zo vol staan, dat je het overzicht een beetje kwijtraakt. Daarom is er optie bedacht om je gegevens te filteren. Hierdoor haal jij enkel de gegevens naar voren die jij op dat moment nodig hebt om inzicht te krijgen. Het is wel handig om te weten hoe je dit het beste kunt doen.
Je kunt dit doen door naar ‘Gegevens’ te gaan en vervolgens naar ‘Sorteren en filteren’ en op ‘Filter’ te klikken. Je krijgt vervolgens een pijl te zien die naast de kolomkop wordt geplaatst, waarop je eenvoudig de gegevens kunt selecteren die je wel en niet in beeld wilt hebben. Je kunt ook specifiek aangeven aan welke criteria jouw filterselectie dient te voldoen door de eenvoudige filtertool te gebruiken.
Flash Fill
Misschien is Flash Fill nog wel volledig onbekend voor je, maar Flash Fill is een enorm handige tool als je een document vol met namen en adressen hebt, maar enkele namen me1t hoofdletter zijn geschreven en de andere zonder hoofdletter, dit ziet er natuurlijk niet zo netjes uit en je wilt er dan ook het liefst voor zorgen dat alles gelijk is. Daarvoor is deze handige tool bedacht. Maar hoe kun je deze tool gaan inzetten? Dit kun je doen door in de desktop-app de Flash Fill tool te selecteren en alle verkeerd geschreven namen in kolom A te zetten.
Vervolgens typ je in kolom B de eerste drie namen zoals ze geschreven dienen te worden. Wanneer je namelijk aan het typen bent, geeft Excel automatisch aan dat de rest van de kolom gecorrigeerd kan worden. Hiervoor kun je op het plusje (+) klikken dat in beeld verschijnt. Als je dit hebt gedaan, zullen alle namen op de juiste manier worden geschreven zoals jij zou willen, gaaf toch?
Maak volledig gebruik van Excel!
Na het lezen van dit artikel kun je vast en zeker meer uit Microsoft Excel halen dan je in eerste instantie misschien had gedacht. Microsoft Excel is namelijk een programma dat vele functies kent, zoals je al wel door had en dit is nog niet eens alles! Moet je nagaan hoeveel functies dit programma kan bieden, we hebben veel van deze ideale functies voor je genoteerd om te kunnen gebruiken.
We hopen dan ook dat je veel hebt gehad aan onze tips en dat je ze eenvoudig kunt toepassen om optimaal gebruik te maken van jouw Microsoft Excel bestanden. Jij wilt natuurlijk ook weten hoe je dit programma zo goed mogelijk kunt gebruiken om het werken in dit programma zo eenvoudig mogelijk te maken en er alles uit te halen. We hopen dat je het artikel met plezier hebt gelezen en wie weet kun jij nu meer halen uit Excel.
